Dicas para otimizar o Processo de Cobrança na sua empresa

“Apenas quando o poço seca reconhecemos o valor da água”

Benjamim Franklin

Fazendo uma analogia com o mundo empresarial podemos dizer que apenas é reconhecida a importância às Políticas de Gestão de Crédito, quando os problemas de cobrança se começam a revelar difíceis de resolver. Em consequência, essas mesmas empresas têm uma maior probabilidade de entrar, elas, em incumprimento, na medida em que quando têm um volume elevado de crédito malparado, afeta, sobremaneira, a sua liquidez e vêem-se obrigadas a fazer um esforço adicional, de injeção de capital, recorrer a financiamentos não previstos, afetando o seu cash-flow.

Quando deve iniciar o processo de cobrança?

Este processo deve iniciar-se com o processo de venda.

Os comerciais são quem tem uma relação preferencial com os seus clientes e, neste sentido, pode-se tirar partido dessa ligação, até para mais facilmente poder detetar eventuais falhas de serviço ocorridas no pós venda, que poderão estar a servir de motivo para protelar os pagamentos. Por outro lado, a equipa comercial, deve estar em alerta para as implicações que um crédito não pago atempadamente, pode ter na tesouraria da sua empresa.

A Gestão Proativa do Crédito

Antes da gestão proativa do crédito, terão de ser definidos os limites de crédito e analisado o risco de atribuição do crédito.  Uma ferramenta de suporte à decisão são os Relatórios de Empresa, que indicam ao gestor o nível de fiabilidade de um cliente, bem como são bons indicadores na atualização e definição de limites de crédito.

Assim, após negociado e atribuído o crédito a um cliente, é fundamental desencadear na sua empresa, uma série de ações no sentido de evitar o protelar dos pagamentos. As ações terão de ser claras e bem definidas, em tempo e identificando as datas-limite.

Após estas serem ultrapassadas, sem regularização do pagamento, inicia-se, assim, o Processo de Cobrança. A partir desta fase devem estar definidas linhas mestras de atuação, geridas internamente pela sua empresa, ou complementadas por ação externa, podendo, assim, terceirizar esta tarefa, quer em Outsourcing (quando todo o processo é gerido por uma outra empresa), quer Insourced (quando são os colaboradores externos a desenvolver as tarefas, mas é a empresa credora a fazer a gestão de todo o processo)

TIPOS DE AÇÕES DE COBRANÇA

OTIMIZAÇÃO DO PROCESSO DE COBRANÇA

Estratégias de Cobrança

Segmentação

Segmente os incumprimentos dos seus clientes, atribuindo as prioridades consoante a taxa de recuperação esperada. Para cada segmento pode definir quais as ações de cobrança a levar a cabo e em que períodos temporais.

Exemplo de uma Timeline

Natureza dos atrasos

Constatado o vencimento da dívida, as estratégias de cobrança deverão ser adaptadas a cada segmento e à correta circunstância da dívida. A poupança que decorre da aplicação de estratégias de cobrança adaptadas aos segmentos e às circunstâncias, é visível, não apenas, a nível do controlo de risco de não recuperação da dívida (e possível aumento da mesma) como também, possibilita evitar ações de cobrança desnecessárias

Interligar o valor da dívida e o tempo de atraso de pagamento é o primeiro passo para que possa descobrir se tem possibilidade ou não de recuperar uma dívida. Depois deverá segmentá-la, de acordo com os critérios que estabeleceu previamente e que melhor servem a política de cobrança da sua empresa. A próxima fase será adotar uma estratégia reativa ou proativa, para os casos que assim o justifiquem, com vista a maximizar o valor recuperado.

O Contencioso e o Processo Judicial

Quando se revelam infrutíferas as ações de recuperação de uma dívida vencida, tanto internamente como por meios externos à sua empresa, irá deparar-se, então, com o último recurso – a via judicial com um processo de contencioso.

Não obstante, é importante que tenha bem presente que esta é uma solução de última instância. Antes e de forma preventiva, poderá e deverá consultar cada empresa com quem está a negociar a atribuição de um crédito, obtendo informação detalhada sobre os incidentes que, eventualmente, lhes estejam associados, como sendo: Execuções, Insolvências ou PER, Dívidas à Autoridade Tributária e Segurança Social e Lista Pública de Execuções.

A realização desta triagem contribuirá para uma decisão mais fundamentada, uma vez que será muito difícil conseguir recuperar judicialmente a dívida de um cliente que se encontre num processo de insolvência, ou que registe muitas ações de execução ou que, por exemplo conste na Lista Pública de Execuções.

Tenha em consideração que o recurso ao Processo Judicial é uma solução morosa, dispendiosa e deve ser muito bem ponderada. Face a estas limitações a recomendação é a Antecipação e a Prevenção, mesmo antes de iniciar o processo de venda.

Agosto 2021

Fonte dos Quadros: Fundamentos da Gestão de Crédito, Edições Sílabo, 2009